Le secrétariat du président
Le secrétariat de la présidence assure un accompagnement au président du conseil pour la gestion de son agenda.
Et pour cela, le secrétariat est chargé de :
• Gérer l’agenda du président du conseil, avec l’organisation des réunions et des activités de la présidence
• Assurer le suivi des correspondances et des appels téléphoniques de la présidence
• L’élaboration des procès verbaux des réunions du président du conseil
• L’organisation des dossiers et des documents transmis au président pour les signer
• Le suivi des dossiers dont le président est chargé de la gestion
• Les réunions du président avec les citoyens et les acteurs de la société civile et des médias.
Le secrétariat du conseil et Les commissions
Le secrétariat du conseil et des commissions est chargée de la préparation des réunions des organes du conseil et le suivi de ses travaux, ainsi que la tenue des registres des délibérations et pour cela , le secrétariat est chargé de :
L’exercice des missions du secrétariat du conseil
• La préparation des réunions du bureau et des sessions, en coordination avec le directeur général des services
• La réception des demandes des membres exerçant leurs attributions à propos de l’insertion de chaque point qui entre dans le domaine des compétences du conseil dans l’ordre du jour des sessions ainsi que la préparation des réponses
• La notification de l’ordre du jour à l’ensemble des commissions
• La notification de l’ordre du jour des sessions au gouverneur de la province dans les délais
• la rédaction des invitations relatives aux sessions du conseil
• l’assistance du secrétaire du conseil, durant les sessions, pour vérifier l’atteinte du quorum ainsi que pour les opérations de décompte des voix
• La rédaction des procès verbaux et des résolutions prises par le conseil
• l’assistance du secrétaire du conseil dans la notification des délibérations du conseil au gouverneur de la province et, le cas échéant, à l’autorité gouvernementale chargée de l’intérieur, pour les besoins d’information ou de visas
• le transfert des procès verbaux et des résolutions au bureau de l’archivage et la vérification de leur conformité à la loi
L’exposé des pétitions et la préparation des réponses qui leur sont afférentes
Les missions du secrétariat des commissions :
• La préparation des réunions des commissions permanentes et provisoires
• La rédaction des invitations et l’information des présidents des commissions et des vices présidents de la date et de l’heure de la tenue des réunions
• La notification, en cas de besoin, aux présidents des services des services communaux et aux représentant de l’autorité locale et aux présidents des services décentralisés concernés
• Assister le président de la commission dans la vérification du quorum légal et de la présence durant la réunion
• Assister le président de la commission dans la rédaction des rapports
• La notification des rapports des commissions à la direction générale des services, au secrétariat du conseil, au bureau de l’ordre et d’archivage.
La tenue des archives et des registres
• Le classement des documents portant sur les travaux du conseil
• L’archivage de l’ordre du jour des sessions et de l’agenda des commissions
• Veiller à ce que les procès verbaux des séances contiennent les résolutions prises par le conseil et des registres y afférent
• La tenue et l’archivage des correspondances administratives émanant du conseil ou celles qu’ils réceptionnent
